Готовые курсовые и контрольные работы по компьютерным технологиям
liveinternet.ru: показано число просмотров за 24 часа, посетителей за 24 часа и за сегодня Rambler's Top100
Главная |  Образцы |  Готовые работы | 

Использование сводных таблиц

Сводная таблица - это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных. Меняя местами строки и столбцы, можно создать новые итоги исходных данных; отображая разные страницы можно осуществить фильтрацию данных, а также отобразить детальные данные области.

Сводную таблицу можно создать на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, нескольких листах Microsoft Excel, во внешней базе данных, а также в другой сводной таблице.

В сводной таблице содержатся поля, подводящие итоги исходных данных в нескольких строках. Переместив кнопку поля в другое место сводной таблицы, можно изменить представление данных. Например, можно разместить имена продавцов в строке или столбце.

Сводная таблица создается с помощью мастера сводных таблиц, используемого для размещения и объединения анализируемых данных. Чтобы начать создание сводной таблицы, выберите команду Сводная таблица в меню Данные.

Подведение итогов в сводной таблице производится с помощью итоговой функции (например "Сумма", "Кол-во значений" или "Среднее"). В таблицу можно автоматически поместить промежуточные или общие итоги, а также добавить формулы в вычисляемые поля или элементы полей.

Части сводной таблицы показаны на следующем рисунке:

Сводная таблица
Сводная таблица

Областью данных называется часть сводной таблицы, содержащая итоговые данные. В ячейках области данных отображаются итоги для элементов полей строки или столбца. Значения в каждой ячейке области данных соответствуют исходным данным. В этом примере в ячейке C6 суммируются все записи исходных данных, содержащие одинаковое название продукта, распространителя и определенный квартал ("Мясо", "ТОО Мясторг" и "КВ2").

Поле данных - это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В этом примере поле "Сумма по Заказ" является полем данных, подводящим итоги исходных данных в поле или столбце "Сумма заказа". В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведение итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции "Кол-во значений", а числовых данных - с помощью итоговой функции "Сумма".

Элементы поля - это подкатегории поля сводной таблицы. В данном примере значения "Мясо" и "Дары моря" являются элементами поля в поле "Продукты". Элементы поля представляют записи в поле или столбце исходных данных. Элементы поля появляются в виде заголовков строк или столбцов, а также в раскрывающемся списке для полей страниц.

Поля строки - это поля исходного списка или таблицы, помещенные в область строчной ориентации сводной таблицы. В этом примере "Продукты" и "Продавец" являются полями строки. Внутренние поля строки (например "Продавец") в точности соответствуют области данных; внешние поля строки (например "Продукты") группируют внутренние.

Поле столбца - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область столбцов. В этом примере "Кварталы" является полем столбца, включающим два элемента поля "КВ2" и "КВ3". Внутренние поля столбцов содержат элементы, соответствующие области данных; внешние поля столбцов располагаются выше внутренних (в примере показано только одно поле столбца).

Поле страницы - это поле исходного списка или таблицы, помещенное в область страничной ориентации сводной таблицы. В этом примере "Область" является полем страницы, которое можно использовать для подведения итогов по регионам. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элементом.

Элементы поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы). В этом примере, элементу "Восток", отображаемому в поле страницы "Область", приведены в соответствие все данные по восточному региону.

Создание сводной таблицы

Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные.
1. Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.
Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.
2. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.
3. Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.
Мастер сводных таблиц
Мастер сводных таблиц

Выбор источника данных сводной таблицы

При создании сводной таблицы могут использоваться разные источники данных.

Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel

Перед запуском мастера сводных таблиц выделите ячейку списка. В диалоговом окне Мастер сводных таблиц - шаг 2 из 4 будет указана ссылка на весь список.

В сводную таблицу включаются все данные списка. Фильтры списка, созданные командой Фильтр в меню Данные, при создании сводной таблицы игнорируются.

Чтобы создать сводную таблицу из данных, имеющих фильтры списка, воспользуйтесь командой Расширенный фильтр для перемещения диапазона данных в другое место листа. Эти данные можно использовать для создания сводной таблицы.

Мастер сводных таблиц
Мастер сводных таблиц

В сводной таблице автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный список содержит общие и промежуточные итоги, их, возможно, потребуется удалить, перед созданием сводной таблицы.

Исходный список или база данных должны иметь заголовки столбцов, так как содержимое ячеек первой строки списка будет использоваться в качестве имен полей.

Чтобы сводная таблица быстрее обновлялась при внесении изменений в исходный список или базу данных, необходимо присвоить имя каждому исходному диапазону, а также использовать эти имена при создании сводной таблицы. Если в диапазон, которому присвоено имя, добавляются новые данные, то при обновлении сводной таблицы они будут включены в нее.

Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных

При создании сводной таблицы можно воспользоваться несколькими внешними источниками данных, например базами данных, текстовыми файлами или любыми другими, отличными от книг Microsoft Excel. Кроме того, можно воспользоваться источниками данных в Интернете.

Для указания и поиска данных обычно используется мастер сводных таблиц. В мастере сводных таблиц можно открыть файлы запроса, а также создать новые запросы с помощью мастера запросов или Microsoft Query.

В следующих ситуациях передача внешних данных с помощью мастера сводных таблиц невозможна:

  • если для передачи данных используется шаблон отчетов, который не включен в сводную таблицу, необходимо сначала открыть шаблон отчетов, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;
  • если для передачи данных используется запрос с параметрами, необходимо сначала создать запрос с параметрами, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные;
  • если для передачи данных через Интернет используется Web-запрос, необходимо сначала создать запрос на Web, а затем создавать сводную таблицу на основе диапазона, содержащего внешние данные.

Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в нескольких диапазонах консолидации

При консолидации данных нескольких списков или листов списки и листы должны иметь одинаковые заголовки строк и столбцов. Если в сводной таблице необходимо поместить итоги, при создании сводной таблицы пропустите итоговые строки и столбцы исходных данных.

Чтобы сводная таблица быстрее обновлялась при внесении изменений в исходный диапазон, необходимо присвоить имя каждому исходному диапазону, а также использовать эти имена при создании сводной таблицы. Если в диапазон, которому присвоено имя, добавляются новые данные, то при обновлении сводной таблицы они будут включены в нее.

Для отображения каждого диапазона исходных данных в консолидации используются дополнительные поля страниц. Элементы полей страниц представляют один или несколько исходных диапазонов. Например, если имеется консолидация бюджетных данных по нескольким отделам ("Маркетинг", "Сбыт" и "Производство"), в поле страницы могут находиться элементы, представляющие данные по каждому отделу или их комбинации.

Если установить переключатель в положение В нескольких диапазонах консолидации в диалоговом окне Мастер сводных таблиц - шаг 1 из 4, можно выбрать тип поля страницы.

  • Можно отобразить одну страницу для каждого исходного диапазона или страницу, объединяющую все диапазоны исходных данных. Установите переключатель в положение Создать одно поле страницы в диалоговом окне Мастер сводных таблиц - шаг 2a из 4.
  • Можно создать до четырех полей страниц и назначить каждому элементу исходного диапазона имя, а также создать структуру, не имеющую полей страниц. Установите переключатель в положение Создать поля страницы в диалоговом окне Мастер сводных таблиц - шаг 2a из 4. Этот переключатель используется для сравнения частей исходных данных или отображения всех данных.
  • Создание сводной таблицы на основе данных, находящихся в другой сводной таблице

    Сводную таблицу можно использовать для создания в книге новой сводной таблицы, при этом новая сводная таблица будет связана с теми же исходными данными. Использование одних и тех же исходных данных для нескольких сводных таблиц уменьшает объем файла книги и размещаемых в памяти данных. При обновлении одной сводной таблицы, другая сводная таблица также обновляется. Команды группировки и разгруппировки данных в одной сводной таблице, действуют на обе таблицы. Вычисляемые поля и вычисляемые элементы, созданные в одной сводной таблице, также учитываются в другой сводной таблице.

    При создании сводной таблицы на основе данных, находящихся в сводной таблице другой книги, скопируйте исходную сводную таблицу в ту книгу, в которой необходимо создать другую сводную таблицу. Сводные таблицы разных книг, использующие один и тот же набор данных, не связаны между собой и могут обновляться независимо друг от друга.

    Исходная таблица не может содержать элементы полей страниц, в которых устанавливается запрос к внешним данным.

    Удаление сводной таблицы

    1. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица. Проверьте, что нажата кнопка Разрешить выделение.
    2. Выделите ячейку сводной таблицы.
    3. На панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица, а затем - команду Таблица целиком.
    4. В меню Правка выберите пункт Очистить, а затем команду Все.
    При выполнении данной процедуры исходные данные не изменяются.

    Использование общих и промежуточных итогов в сводной таблице

    Сводную таблицу можно настроить на выполнение вычислений с помощью итоговой функции, вставив дополнительные строки или столбцы промежуточных итогов для полей данных.

    Промежуточные итоги автоматически отображаются в самой последней строке или столбце, если в сводной таблице создано несколько полей строки или столбца. При добавлении промежуточных итогов их можно размещать и внутри полей строк или столбцов.

    Подведение итогов и обработка данных сводной таблицы

    Поля данных сводной таблицы можно настроить на вычисления, отличные от используемых по умолчанию в итоговой функции. Для выполнения сложных вычислений можно создать формулу.
    • Итоговая функция используется для выполнения основных вычислений (например, "Сумма", "Среднее", "Минимум" и "Максимум").
    • Дополнительные вычисления используются для сравнения или индексирования, а также для вычисления долей.
    • Вычисляемое поле или вычисляемый элемент поля используется для создания пользовательской формулы, обрабатывающей данные сводной таблицы.
    Программы Бесплатные рефераты Исходники
    © Готовые курсовые и контрольные работы по компьютерным технологиям, контакты - order@courseworking.ru